Aumentar a produtividade é um desafio constante. Afinal, nem sempre é fácil manter o time engajado e com alta performance, não é? É importante otimizar a rotina de trabalho, melhorar processos e fluxos internos, mas sem abrir mão da qualidade. Portanto, é fundamental pensar em novas estratégias para promover uma gestão de qualidade da sua equipe de TI. Neste texto você vai conhecer atitudes para aumentar a produtividade em TI e vai conseguir colocá-las em prática de imediato. Vamos lá?
O desafio de manter a produtividade
Você mal começou a ler este texto e é provável que algum estímulo – externo – tenha desviado a sua atenção nem que seja por um segundo. A notificação de algum aplicativo no celular, uma mensagem no whatsapp ou mesmo a fala de alguém ao seu lado. Estamos sujeitos a distrações o tempo todo e é cada vez mais difícil manter a concentração. Não há problema em querer resolver mil coisas ao mesmo tempo. O problema, na verdade, está na perda de produtividade.
Ser produtivo não é fazer mais coisas, mas aproveitar da melhor forma possível o tempo que temos. Para isso, é possível buscar formas de sermos mais organizados e controlarmos melhor o tempo para a realização de todas as tarefas do dia. Também podemos usar técnicas de produtividade.
Técnica Pomodoro
Essa é uma técnica que consiste em separar o tempo em blocos e ajuda a evitar a procrastinação e a manter a concentração numa única atividade. Cada bloco representa um pomodoro e contém 25 minutos. O objetivo é manter o foco completo em uma única atividade, sem interrupções, durante esse intervalo de tempo. Passados os 25 minutos, você deve fazer uma pausa de 5 minutos. E após finalizar quatro pomodoros, a pausa pode variar de 15 a 30 minutos.
A ideia, portanto, é que seja possível ignorar as distrações e aumentar a produtividade nesse período. Isso porque o intervalo é menor e o cérebro não se cansa com a atividade. Isso contribui pra manter um bom ritmo de trabalho.
Há aplicativos que podem ajudar no uso dessa técnica como: Be Focused (exclusivo para iOS); Pomello e Tomato Timer.
É uma técnica que pode ajudar qualquer profissional da sua equipe de TI, aumentando o foco e contribuindo para o aumento das entregas e do ritmo de trabalho.
Matriz de Eisenhower
“O que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante”. É o que diz Dwight Eisenhower, ex-presidente dos Estados Unidos e responsável por desenvolver esta metodologia de produtividade.
O objetivo da técnica de Eisenhower é ajudar as pessoas a priorizarem as tarefas, identificando aquelas mais importantes. A ideia é organizar as tarefas em 4 quadrantes e 2 eixos: um de Importância e outro de Urgência, e com valores de 1 a 4, de acordo com a prioridade.
As tarefas que são ao mesmo tempo “Importantes” e “Urgentes” recebem um nível de prioridade 1, e devem receber mais atenção. Elas ficam no quadrante superior esquerdo. Já tarefas que são consideradas tanto “Não Importantes” quanto “Não Urgentes” ocupam o quadrante inferior direito e devem ser realizadas depois.
Atividades importantes, mas não urgentes devem ser agendadas para um outro momento E aquelas urgentes, mas não importantes geralmente podem ser delegadas para outras pessoas.
Dessa forma, a metodologia ajuda a organizar e a visualizar quais tarefas são mais importantes e urgentes, além de mostrar aquelas com as quais não se deve gastar energia.
Princípio de Pareto
O princípio de Pareto trata de uma regra de “80/20”. Ela diz que apenas 20% das atividades são responsáveis por 80% dos resultados. Trazendo para o universo corporativo, alguns exemplos: 20% das atividades seriam responsáveis por 80% da receita ou 20% dos defeitos numa cadeia operacional seriam a causa de 80% dos problemas de uma empresa.
Ou seja, uma a cada cinco tarefas realizadas têm peso muito maior do que as outras quatro nos resultados que a empresa deve alcançar. Com base nisso, o caminho é identificar quais são os 20% de atividades que realmente devem receber mais importância e dedicar mais foco e concentração a eles.
Se a sua equipe de TI está desenvolvendo um projeto importante a dica é: ao final do expediente, anotar as 5 principais prioridades do dia seguinte. Anotar também a principal tarefa em um post-it e colocar de frente para o computador. Ao iniciar o trabalho e organizar as atividades do dia, o time deve dar preferência para a tarefa de maior prioridade reservando pelo menos 90 minutos para executá-la naquele dia.
Dessa forma, é possível priorizar as tarefas mais importantes do projeto, cumprir metas e cronogramas e, ao final, conquistar os resultados esperados.
Prioridade é prioridade
Um dos principais inimigos da produtividade é a falta de priorização. A ausência de prazos e de definição de urgências faz com que todas as ações sejam indispensáveis e prioritárias — o que não corresponde à realidade. O ideal é sempre definir o que deve ser feito primeiro (e para isso você pode usar as técnicas citadas neste post).
Além disso, é importante definir critérios de urgência, definir os responsáveis por cada atividade, compartilhar os desafios e o cronograma com o time e, claro, desenvolver um planejamento estratégico.
Também é essencial escolher um método de gestão. As metodologias ágeis podem ser aliadas na busca pelo aumento de produtividade, especialmente em projetos desenvolvidos por equipes de TI. Uma possibilidade é o Scrum, uma metodologia ágil que divide os projetos em partes menores — nomeadas de sprints. Assim, a cada entrega concluída, há uma percepção de resultado tangível e a equipe se sente mais motivada a finalizar as demais etapas.
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